Stan­dar­di­sie­rung des elek­tro­ni­schen Ak­te­n­aus­tauschs durch die Platt­form «Jus­ti­tia.Swiss»

Justitia 4.0 entwickelt die Plattform «Justitia.Swiss» für den elektronischen Rechtsverkehr und die elektronische Akteneinsicht. Akten oder Teile einer Akte werden als Sendungen über die Plattform übermittelt. Eine Sendung enthält Dokumente (z.B. PDF-Dokumente oder digitale Beweismittel), die als Kopien verschlüsselt auf der Plattform gespeichert werden. Über die Plattform sollen auch strukturierte Daten übermittelt werden können, um das manuelle Übertragen von Daten in die Fachapplikationen zu minimieren. Damit arbeitet Justitia 4.0 in zweierlei Hinsicht an der Verbreitung von Standards im Sinne von Sicap mit: Es standardisiert die Beschreibung von Aktenstrukturen und deren Übermittlung und ermöglicht gleichzeitig die Übertragung von standardisierten Inhalten.

Über die Plattform «Justitia.Swiss» werden Akten oder Teile einer Akte als Sendungen übermittelt. Zugang zur Plattform erhalten die Nutzenden entweder via eine Weboberfläche oder – für die Mehrheit der regelmässigen Nutzerinnen und Nutzer – über Schnittstellen zu ihrer Fachapplikation oder Anwaltssoftware. Die Nutzenden bearbeiten die Dokumente in ihrer IT-Umgebung, auf der Plattform befinden sich unveränderbare Kopien der Dokumente. Die Akten können aber auch dezentral in den IT-Systemen der Justizbehörden (z.B. Asservatsystemen) gespeichert werden. In diesem Fall erfolgt lediglich die Autorisierung für die Akteneinsicht über die Plattform.

Was in den vergangenen Jahren noch mehrheitlich Konzeptarbeit war, wird nun in lauffähige Software überführt: Das Projekt Justitia 4.0 entwickelt zurzeit eine adaptierbare Grundversion der sicheren Plattform «Justitia.Swiss», welche noch nicht alle Geschäftsfälle abbildet, aber alle Sicherheitsanforderungen erfüllt. Aufgrund der Beschlüsse des Parlamentes bezüglich des Bundesgesetzes über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ), den Nutzerfeedbacks aus den Tests sowie des technischen Fortschritts wird die Plattform laufend weiterentwickelt. Die Pilotierung von konkreten Geschäftsfällen startet mit ausgewählten Justizbehörden im 2. Quartal 2024. Die Funktionalitäten werden basierend auf den so gewonnen Erkenntnissen angepasst und erweitert.

Austauschstandard: Aktenstrukturen und sicherer Dokumententransport
In einem ersten Schritt muss ein sicheres und stabiles Fundament für die Plattform «Justitia.Swiss» realisiert und ausgetestet werden. Dokumente, welche über die Plattform transportiert werden, enthalten sensible Informationen. Diese Dokumente werden auf der Plattform nicht bearbeitet, sie werden lediglich auf Viren geprüft und befinden sich nur so lange wie nötig auf der Plattform. Die Speicherung erfolgt ausschliesslich in verschlüsselter Form, und nur die Nutzenden, die Akteneinsicht erhalten haben, können diese Dokumente entschlüsseln und lesen oder in ihr IT-System herunterladen. Neben der Sicherheit müssen auch Konzepte für die verschiedenen Arten von Quittungen (Eingangs- und Abrufquittungen) sowie für die Gruppenverwaltung und Delegation erarbeitet und realisiert werden.

Die Plattform wird einige (wenige) Metadaten der Dokumente kennen und validieren. Im Sinne des Datenschutzes ist das eine Bearbeitung der Metadaten: Zu diesen Metadaten gehören die eindeutige Identifikation des Dokuments und eventuell der Zugang als Teil der Akte sowie der Datentyp des Dokuments (PDF-Dokument, PDF in einem für die Langzeitarchivierung fähigen Format, sog. PDF/A, Bild-, Video- oder Tondokument, spezifisches Format für die automatisierte Verarbeitung). Ein Hashwert des Dokuments, mit dem die Sendung gesiegelt und die Unveränderbarkeit des Dokuments nachgewiesen werden kann, muss bekannt sein und geprüft werden. Um auch umfangreiche Akten strukturieren zu können, müssen die Metadaten auch Rubriken, Unterrubriken oder Vorakteninformationen enthalten.

Bei der elektronischen Akteneinsicht blättern die Nutzenden nicht mehr durch physische Mappen und Ordner, sondern sie navigieren über das Aktenverzeichnis zu den einzelnen Dokumenten. Aus den Metadaten der Dokumente kann das Aktenverzeichnis generiert werden: zum Beispiel sortiert nach den Erstellungsdaten der Dokumente (chronologisch), oder sortiert nach Rubriken (hierarchisch). Das Ziel von Justitia 4.0 ist nicht, die bestehenden Aktenstrukturen harmonisieren oder vereinheitlichen zu wollen, sondern lediglich Austauschstandards festzulegen, wie die Metadaten der Dokumente übertragen werden sollen, damit der Aktenaustausch auch für umfangreiche Akten praktikabel, sicher und vollständig ist. Justitia 4.0 ist dazu mit Expertinnen und Experten von diversen Fachgruppen, Pilotbehörden und Software-Herstellern in Kontakt.

Standardformate zur automatisierten Verarbeitung von Inhalten
Neben den für Menschen lesbaren digitalen Dokumenten gibt es immer mehr auch Standardformate im Rahmen von Sicap für die Übergabe von strukturierten Daten zwischen Organisationen und deren automatische Verarbeitung. Für die nächsten Schritte könnten zum Beispiel folgende beiden Anwendungen von Standardformaten konkretisiert werden: