10.12.2024

eJVAkte auf dem Weg zu greifbaren Ergebnissen

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Das Projekt eJVAkte intensiviert die Arbeiten in der praktischen Überprüfung des Zusammenspiels zwischen der Fachapplikation Gina und der eJustizakte-Applikation. Es plant einen Showcase, der die neue Arbeitswelt im Justizvollzug erlebbar macht. Zudem erleichtert ein einheitlicher Aktenplan die Arbeit im Alltag.

Damit der Justizvollzug in Zukunft die Akteneinsicht und -führung vollständig elektronisch ausführen kann, liefert das Projekt Justitia 4.0 die hierfür benötigten Kernelemente. Es sind dies die sichere Plattform justitia.swiss für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) und die Akteneinsicht sowie die JAA (elektronische Justizakte-Applikation) für das Verwalten und Bearbeiten der digitalen Akte.

Während Justitia 4.0 sich primär auf Staatsanwaltschaften und Gerichte konzentriert, legt das Projekt eJVAkte (elektronische Justizvollzugsakte) den Fokus auf den Justizvollzug.

Showcase macht neue Arbeitswelt erlebbar
Seit Herbst arbeitet ein interdisziplinäres Team daran, das technische Zusammenspiel zwischen der zukünftigen JAA und der im Justizvollzug verbreiteten Fachapplikation Gina der GLAUX GROUP zu überprüfen. Wenn der Test erfolgreich verläuft, entsteht daraus ein Showcase, der den Mitarbeitenden des Justizvollzugs die zukünftige Arbeitswelt erlebbar macht. Geplant ist, das Ergebnis im Frühsommer 2025 interessierten Behörden und Institutionen zu präsentieren.

Einheitlicher Aktenplan
Heute müssen sich Mitarbeitende (wie Betreuende, Angestellte der Sozialdienste oder Vollzugsverantwortliche) in unterschiedlichen Aktenplänen mit ungleichen Ausprägungen zurechtfinden. Das heisst, dass die Behördenakte als auch die Insassenakte oftmals eine ungleiche Anzahl an Registern aufweisen. Das beansprucht mehr Zeit in der Aktenführung. Zudem wird die inner- und interkantonale Zusammenarbeit auf Stufe der eJVAkte vor allem beim Austausch von Dokumenten erschwert. Um diesen Herausforderungen zu begegnen und die Arbeit der Mitarbeitenden im Alltag zu erleichtern, wurde ein einheitlicher Aktenplan mit Hilfe von interessierten und freiwilligen Expertinnen und Experten aus allen Fach- und Sprachbereichen entwickelt.

Der dazugehörende Leitfaden wird den kantonalen Behörden und Institutionen im Justizvollzug eine Orientierung in der Arbeit mit dem einheitlichen Aktenplan geben. Die Verwendung des Aktenplans ist freiwillig. Zusätzlich wird dieser durch eine Verschlagwortung ergänzt. Die Kombination von Aktenplan und Verschlagwortung führt zu Einheitlichkeit und Vereinfachung sowohl in der inter- als auch innerkantonalen Zusammenarbeit. Die Verschlagwortung sorgt dafür, dass sprachlich vorgegebene Schlagwörter mit dazugehörenden Registern im Aktenplan wie auch mit Dokumenten verknüpft sind. Das Projektteam rechnet damit, den Leitfaden im ersten Quartal des kommenden Jahres bereitzustellen.

Ausblick
Das Projekt führt nächstes Jahr die laufende Konzeptphase und damit die Erarbeitung der erforderlichen Konzepte wie beispielsweise ein generisches Zugriffs- und Berechtigungsmodell weiter. Auch der Showcase spielt eine wichtige Rolle auf dem Weg zur elektronischen Aktenführung und wird vorangetrieben.