« L’application SCOP nous a permis d’alléger la charge de travail et d’augmenter considérablement notre efficacité »

L’application métier « Service de consultation groupée de personnes » (SCOP) développée par HIJP diminue nettement la charge de travail des cantons. Les services cantonaux de coordination du casier judiciaire (SERCO) n’ont plus besoin de procéder manuellement au contrôle des personnes préposées à la surveillance d’enfants placés. Ingrid Gmür, responsable du SERCO du canton de Zurich, évoque dans cet entretien le gain d’efficacité considérable obtenu grâce cette nouvelle solution.

Depuis l’introduction du nouveau droit du casier judiciaire en janvier 2023, les autorités de surveillance des enfants placés sont autorisées à confier aux centres cantonaux de coordination (SERCO) les recherches sur les personnes préposées à la surveillance d’enfants placés et à obtenir un extrait du casier judiciaire. Pour simplifier le processus de consultation, HIJP a développé l’application métier SCOP. Elle permet aux communes de procéder plus efficacement au contrôle des personnes préposées à la surveillance d’enfants placés. La charge de travail est notamment allégée pour les SERCO cantonaux qui ne doivent plus effectuer ces consultations individuellement et manuellement. Seize cantons utilisent déjà l’application métier, mise gratuitement à leur disposition, et cinq autres cantons prévoient de la mettre en service. Zurich a été l’un des cantons pilotes, aux côtés de Berne et Saint-Gall. Ingrid Gmür, responsable du SERCO du canton de Zurich (rattaché à la Direction de la justice et de l’intérieur ; exécution des sanctions pénales et réinsertion), témoigne de ses expériences très positives avec le SCOP.

Madame Gmür, Zurich a été l’un des trois cantons pilotes pour l’introduction du SCOP. Quelle est votre expérience de cette solution ?
Ingrid Gmür : Cette nouvelle possibilité de consultation nous a apporté un énorme gain d’efficacité. Avant, nous devions tout saisir manuellement et vérifier en outre le numéro AVS, le prénom, le nom et la date de naissance de chaque personne contrôlée. Le nouveau processus de consultation via l’application métier SCOP nous a résolument facilité la tâche.

Comment procédez-vous exactement lors d’une consultation ?
Après l’entrée en vigueur de la nouvelle base légale, nous avions adressé à toutes les communes qui s’étaient annoncées auprès de nous une liste Excel formatée à compléter. Aujourd’hui, lorsqu’une commune, en sa qualité d’autorité responsable, souhaite contrôler le personnel d’un centre de jour par exemple, elle nous envoie via Incamail la liste Excel formatée avec numéro AVS, nom, prénom et date de naissance des personnes préposées à la surveillance. Quand la demande de contrôle nous parvient, nous pouvons, grâce au SCOP, effectuer la recherche dans le casier judiciaire informatique VOSTRA à l’aide de ce fichier Excel et renvoyer la liste des résultats aux communes. Dans cette liste, chaque nom de personne est assorti d’un statut : « inscrit dans VOSTRA », « non inscrit » ou « personne inconnue ». Les extraits des personnes inscrites (avec un ID de dossier) destinés aux autorités ainsi que les extraits des personnes non inscrites (avec un numéro AVS) sont fournis dans un fichier zip.

Combien de consultations avez-vous effectuées depuis la mise en service de l’application ?
Nous avons atteint un total de 26’000 consultations en 2024 dont 18’000 à 19’000 ont été effectuées avec le SCOP. L’implémentation du SCOP était prévue plus tôt dans l’année, mais en raison de l’introduction du poste de travail numérique (PTN), elle avait été retardée jusqu’en mai/juin.

Pouvez-vous chiffrer l’ampleur des économies réalisées ?
Auparavant, nous affections une personne aux recherches manuelles quatre jours par semaine. À l’époque, nous ne dépassions pas les 300 consultations hebdomadaires et devions donc, par exemple, donner la priorité aux nouveaux collaborateurs à contrôler. Avec le SCOP, nous parvenons sans problème à effectuer 1000 consultations par semaine, et même 2770 lors de la semaine 50 ! Nous n’avons plus de dossiers en suspens, et nous avons pu abandonner la priorisation. C’est un très gros avantage.

Comment jugez-vous le déroulement du projet ?
Nous sommes extrêmement satisfaits et soulagés du soutien fourni par HIJP. La solution a pu être mise en place très rapidement et le projet a été mené en toute simplicité. Le chef de projet Urs Rutzer a toujours répondu rapidement et au jour le jour à nos demandes. L’implémentation de la solution dans notre architecture informatique a pris du temps, mais cela s’explique peut-être par la centralisation de notre infrastructure informatique. La nouvelle version SCOP 2.0 a pu être installée sans problème.

Ingrid Gmür travaille depuis plus de douze ans dans le domaine de l’exécution des sanctions pénales et de la réinsertion au sein de la Direction de la justice et de l’intérieur du canton de Zurich. En sa qualité de responsable du service de coordination VOSTRA/ADN, elle est chargée depuis 2018 du support technique et de l’assistance aux utilisateurs des applications métier VOSTRA.

Vous souhaitez également bénéficier de la solution SCOP ? Urs Rutzer, responsable de projet SCOP, répond volontiers à vos questions par courriel.