«SASP brach­te uns Ent­las­tung und eine gros­se Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung»

Die von HIS entwickelte Fachanwendung Sammelabfrage-Service Personen (SASP) sorgt bei den Kantonen für grosse Entlastung. Die kantonalen Koordinationsstellen Strafregister (KOST) müssen die Überprüfung von Pflegekinderaufsichtspersonen nicht mehr manuell vornehmen. Fachleiterin Ingrid Gmür der KOST des Kantons Zürich spricht im Interview von einer massiven Effizienzsteigerung durch die neue Lösung.

Seit der Einführung des neuen Strafregisterrechts im Januar 2023 haben die Pflegekinderaufsichtsbehörden das Recht, bei den kantonalen Koordinationsstellen (KOST) Abfragen über Pflegekinderaufsichtspersonen durchführen zu lassen und Behördenauszüge zu verlangen. Um den Abfrageprozess zu vereinfachen, hat HIS die Fachanwendung SASP entwickelt. Sie erlaubt es Gemeinden, die Überprüfung von Pflegekinderaufsichtspersonen effizienter vorzunehmen. Entlastet werden insbesondere die kantonalen KOST, die diese Abfragen nicht mehr einzeln und manuell durchführen müssen. Bereits 16 Kantone nutzen die Fachanwendung, die ihnen kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Weitere fünf Kantone planen die Inbetriebnahme. Zürich war neben Bern und St. Gallen einer der Pilotkantone. Fachleiterin Ingrid Gmür der KOST des Kantons Zürich (angegliedert bei der Direktion der Justiz und des Innern; Justizvollzug und Wiedereingliederung) beschreibt ihre Erfahrungen mit SASP als sehr positiv.

Frau Gmür, Zürich war einer der drei Pilotkantone, in denen SASP eingeführt wurde. Welche Erfahrungen haben Sie mit der Lösung gemacht?
Ingrid Gmür: Diese neue Möglichkeit der Abfrage brachte uns eine enorme Effizienzsteigerung. Vorher mussten wir alles manuell eingeben und zudem die AHV-Nummer, den Vor- und Nachnamen und das Geburtsdatum überprüfen. Der neue Abfrageprozess über die Fachanwendung SASP hat uns das massiv erleichtert.

Wie gehen Sie bei einer Abfrage genau vor?
Wenn eine Gemeinde als verantwortliche Behörde zum Beispiel das Personal einer Tagesstätte überprüfen will, sendet sie uns über Incamail eine formatierte Excel-Liste mit AHV-Nummer, Name, Vorname und Geburtsdatum der Aufsichtspersonen. Eine formatierte Liste zum Ausfüllen haben wir allen Gemeinden, die sich seit der Einführung der neuen Gesetzesgrundlage bei uns gemeldet haben, mit einem Begleitschreiben in Form eines E-Mails zugestellt. Bei Eingang einer Überprüfungsanfrage können wir im Strafregister-Informationssystem VOSTRA dank SASP die Abfrage mit dieser Excel-Datei vornehmen und schicken den Gemeinden die Liste mit den Ergebnissen zurück. Bei den Namen der Personen steht dann der Status «in VOSTRA verzeichnet», «nicht verzeichnet» oder «Person unbekannt». Und die Behördenauszüge der verzeichneten Personen (mit einer Dossier-ID) sowie die Personenauszüge der nicht verzeichneten Personen (mit AHV-Nummer) werden in der Zip-Datei mitgeliefert.

Wie viele Abfragen haben Sie seit Inbetriebnahme der Applikation gemacht?
Wir haben letztes Jahr insgesamt 26'000 Abfragen gemacht. Weil wir auf digitale Arbeitsplätze (DAP) umgestellt haben, verzögerte sich die Einführung von SASP bis Mai/Juni. Aber 18'000–19’000 Abfragen haben wir letztes Jahr bereits mit der neuen Abfragelösung gemacht.

Können Sie beziffern, wie gross der eingesparte Aufwand war?
Vorher war bei uns eine Person während vier Tagen mit manuellen Abfragen beschäftigt. Wir schafften damals in einer Woche maximal 300 Abfragen und mussten deshalb beispielsweise die zu überprüfenden neuen Mitarbeitenden priorisieren. Mit SASP schaffen wir problemlos 1000 Abfragen pro Woche – in der Kalenderwoche 50 waren es sogar 2770. Pendenzen haben wir keine mehr, und die Priorisierung konnten wir abschaffen. Das ist ein sehr grosser Vorteil.

Wie beurteilen Sie den Projektablauf?
Wir sind extrem froh und erleichtert, dass HIS hier eingesprungen ist. Die Lösung konnte sehr schnell realisiert werden, und das Projekt ging schlank über die Bühne. Projektleiter Urs Rutzer ging immer schnell und tagesaktuell auf unsere Anliegen ein. Bis die Lösung in unsere IT-Architektur integriert war, dauerte es zwar eine Weile, aber das liegt möglicherweise auch daran, dass unsere IT zentralisiert wurde. Das Update auf SASP 2.0 konnte dann problemlos gemacht werden.

Ingrid Gmür arbeitet seit mehr als zwölf Jahren bei Justizvollzug und Wiedereingliederung der Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich. Als Fachleiterin der Koordinationsstelle VOSTRA/DNA ist sie seit 2018 für den Fach- und Anwendersupport der Fachanwendung VOSTRA zuständig.

Möchten Sie auch vom SASP profitieren? Urs Rutzer, Projektleiter SASP, beantwortet gerne Ihre Fragen per E-Mail.