Standardisation de l‘échange électronique de dossiers via la plateforme «Justitia.Swiss»

Justitia 4.0 développe la plateforme « Justitia.Swiss » pour les échanges juridiques électroniques et la consultation électronique des dossiers. Les dossiers ou parties de dossiers sont transmis sous forme d‘envois via la plateforme. Un envoi contient des documents (par ex. des documents PDF ou des preuves numériques) qui sont enregistrés sous forme de copies cryptées sur la plateforme. Des données structurées doivent également pouvoir être transmises via la plateforme afin de minimiser le transfert manuel des données vers les applications métier. Justitia 4.0 collabore ainsi à deux égards à la diffusion de standards au sens de Sicap : il standardise la description des structures de dossiers et leur transmission en permettant en même temps la transmission de contenus standardisés.

La plateforme « Justitia.Swiss » permet de transmettre des dossiers ou des parties de dossiers sous forme d‘envois. Les utilisateurs ont accès à la plateforme soit via une interface Internet, soit ‒ pour la majorité des utilisateurs réguliers – via des interfaces avec leur application métier ou leur logiciel de gestion d’études d’avocats. Les utilisateurs traitent les documents dans leur environnement informatique, des copies non-modifiables des documents se trouvent sur la plateforme. Mais les dossiers peuvent également être stockés de manière décentralisée dans les systèmes informatiques des autorités judiciaires (par ex. systèmes d’archivage). Dans ce cas, seule l’autorisation pour la consultation des dossiers se fait via la plateforme.

Ce qui était encore majoritairement un travail de conception ces dernières années est maintenant transformé en logiciel opérationnel : le projet Justitia 4.0 développe actuellement une version de base adaptable de la plateforme sécurisée « Justitia.Swiss » qui ne reproduit pas encore toutes les opérations, mais qui remplit toutes les exigences de sécurité. La plateforme est développée en permanence sur la base des décisions du Parlement relatives à la loi fédérale sur les plateformes de communication électronique dans le domaine de la justice (LCPJ), des retours des utilisateurs lors des tests ainsi que des progrès techniques. Le pilotage de cas concrets débutera au deuxième trimestre 2024 avec des autorités judiciaires sélectionnées. Les fonctionnalités seront adaptées et étendues sur la base des connaissances ainsi acquises.

Standard d’échange : structures des dossiers et transmission sécurisée de documentsDans un premier temps, il faut réaliser et tester une base sécurisée et stable pour la plateforme « Justitia.Swiss ». Les documents qui sont transmis via la plateforme contiennent des informations sensibles. Ces documents ne sont pas traités sur la plateforme, ils sont simplement contrôlés contre les virus et n’y restent que le temps nécessaire. Le stockage se fait exclusivement sous forme cryptée et seuls les utilisateurs qui ont eu accès au dossier peuvent décrypter et lire ces documents ou les télécharger dans leur système informatique. Outre la sécurité, des concepts pour les différents types de quittances (quittances de réception et de téléchargement), ainsi que pour la gestion des groupes et la délégation seront élaborés et réalisés.

La plateforme connaîtra et validera quelques (rares) métadonnées des documents. En termes de protection des données, il s’agit d’un traitement des métadonnées qui comprennent l’identification unique du document et, éventuellement, l’accès en tant que partie du dossier ainsi que le type de données du document (document PDF, PDF dans un format compatible avec l’archivage à long terme, PDF/A, document image, vidéo ou son, format spécifique pour le traitement automatisé). Le hachage du document, qui permet de sceller l’envoi et de prouver que le document ne peut pas être modifié, doit être connu et vérifié. Afin de pouvoir structurer des dossiers volumineux, les métadonnées doivent également contenir des rubriques, des sous-rubriques ou des informations sur les dossiers antérieurs.

Lors de la consultation électronique des dossiers, les utilisateurs ne parcourent plus les chemises et les classeurs physiques, ils naviguent vers les différents documents via le répertoire des dossiers. Le répertoire des dossiers peut être généré à partir des métadonnées des documents : il peut par exemple être trié selon les dates de création des documents (chronologique) ou selon les rubriques (hiérarchique). Justitia 4.0 ne cherche pas à harmoniser ou à uniformiser les structures existantes de dossiers. Son objectif est de définir des standards d’échange sur la manière dont les métadonnées des documents doivent être transmises afin que l’échange de dossiers soit pratique, sûr et complet, également pour les dossiers volumineux. Justitia 4.0 est, à cet effet, en contact avec des spécialistes de divers groupes d’experts, des autorités pilotes et des concepteurs de logiciels.

Formats standardisés pour le traitement automatisé des contenusOutre les documents numériques lisibles par les personnes, il existe de plus en plus de formats standardisés dans le cadre de Sicap pour le transfert de données structurées entre les organisations et leur traitement automatique. Pour les prochaines étapes, les deux applications suivantes de formats standardisés pourraient par exemple être concrétisées :