Zwei­te Change-Ba­ro­me­ter Um­fra­ge 2022: Ver­bes­se­rung im Ver­gleich zur Um­fra­ge 2021

Zum zweiten Mal wurde im Winter 2022/23 der Change-Barometer, eine Online-Umfrage unter den Leitungspersonen der Justizbehörden (Gerichte und Staatsanwaltschaften) und neu auch den Ambassadoren von Justitia 4.0 durchgeführt. Damit soll die «Temperatur» im Change-Prozess gemessen werden. Dies erlaubt es dem Projektteam zu verstehen, wie sich die Betroffenen auf die Digitalisierung einlassen, wo Fragen und Unsicherheiten bestehen und wo Unterstützung notwendig ist. Ein regelmässiges Monitoring stellt eine bessere Zielerreichung sicher und soll Grundlage für allfällige weitere Massnahmen sein. Insgesamt wurden 335 Leitungspersonen und Ambassadoren angeschrieben, 157 haben an der Umfrage teilgenommen. 

Die Umfrage umfasste 19 Fragen zu den Dimensionen Klarheit über den Zielzustand, Leadership & Commitment, Change-spezifische Kommunikation, Wandlungsfähigkeit, Kultur & Leistungserwartung.

Wichtigste Erkenntnisse

Die Resultate zeigen eine deutliche Verbesserung im Vergleich zur Umfrage 2021.  

Die Klarheit in Bezug auf Ziel und Nutzen des Projekts ist gestiegen. Das Verständnis, die Zustimmung und das Engagement der Befragten für die Digitalisierung der Justiz ist vorhanden. Die Fortschritte bei den Projekten Plattform «Justitia.Swiss» und JAA dürften zur Erkenntnis beigetragen haben, dass bedeutende Veränderungen bevorstehen. Die konkreten Veränderungen für die Organisationen, welche sich durch das Projekt Justitia 4.0 ergeben und insbesondere die Veränderung der Rollen sind hingegen weniger klar. Im Vergleich zum letzten Jahr stieg das Verständnis dafür, dass die konkreten Veränderungen auch abhängig vom Projektfortschritt sind.

Gleichzeitig nimmt die Zuversicht zu, dass die digitale Transformation gelingen wird. Die durch das Transformationsteam von Justitia 4.0 eingeführten Service-Angebote, welche die Justizbehörden auf ihrem Weg des digitalen Wandels unterstützen, scheinen grundsätzlich die richtige Stossrichtung zu haben. Sie schaffen Verständnis für die Veränderungen und machen den Sinn und Zweck des Projektes greif- und nachvollziehbar. Sie geben zudem Hilfestellung sowie Denkanstösse für die konkrete Umsetzung des digitalen Wandels. Der Zielzustand ist bekannt, das konkrete Vorgehen zur Einführung des Projekts Justitia 4.0 in ihrer Justizbehörde ist es weniger. Gewünscht werden deshalb weitere Angebote für die konkrete Vorgehensweise und die zeitliche Abfolge der Vorbereitungsschritte. 

Die Kommunikation von Justitia 4.0 wird durch die Befragten als gut bewertet. Es ist ihnen wichtig, dass weiterhin regelmässig, transparent und zeitnah über den Stand des Projektes sowie Veranstaltungen informiert wird. 

Die Einschätzung über die Veränderungsbereitschaft des eigenen Teams ist nur leicht gestiegen. Hingegen gehen die Antwortenden vermehrt davon aus, dass Widerstände im Team auftreten können. Grund dafür dürfte sein, dass sich immer mehr Menschen mit dem Projekt konkret auseinandersetzen und somit auch die Skepsis steigt. 

Die individuelle Unterstützung des Projektes sowie des Veränderungsprozesses in der eigenen Organisation ist bei den Befragten sehr hoch. Insbesondere wird festgestellt, dass die Leitungsgremien der Justizbehörden den Veränderungsprozess verstärkt fördern und unterstützen. Diese Ergebnisse sind sehr erfreulich, kann der digitale Wandel doch nur gelingen, wenn die Leitungspersonen diesen aktiv mittragen und vorantreiben.

Massnahmen

Die bereits geplanten Massnahmen in den Bereichen Transformation und Kommunikation werden laufend umgesetzt, allenfalls punktuell verstärkt. 

Als weiteres Service-Angebot wird ein Instrument entwickelt, mit welchem die Leitungspersonen gemeinsam mit den Ambassadoren eine Standortbestimmung vornehmen können, um festzustellen, wo ihre Organisation im Veränderungsprozess steht. Damit soll der konkrete Handlungsbedarf in den Organisationen aufzeigt werden.

Um den Knowhow-Transfer über das Vorgehen beim digitalen Wandel zu verstärken, sind verschiedene Schulungen für die Leitungspersonen und Ambassadoren geplant. Dafür soll auch eine Roadmap mit den Eigenleistungen der Justizbehörden und den Unterstützungsangeboten des Projektes erarbeitet werden. Gleichzeitig soll auch dem Erfahrungsaustausch unter den Justizbehörden mehr Raum gegeben werden. Sie sollen voneinander lernen und über ihre Fortschritte und Hürden berichten. Dafür sind verschiedene Round Tables und Online Meetings vorgesehen. 

Die geplanten Veranstaltungen wie das Fachgruppenplenum oder der Nationalen Event werden Gelegenheit bieten, über den Entwicklungsprozesse der Plattform zu berichten und Werkstatteinblicke zu geben. 

Ausblick: Dritter Change-Barometer

Der dritte Change-Barometer wird Ende 2023 durchgeführt. Die Umfrage wird wiederum an sämtliche Leitungspersonen und Ambassadoren verschickt. Ziel ist eine Erhöhung der Teilnehmerzahl, damit die Resultate aussagekräftiger werden.