eAk­ten­ver­zeich­nis und ePa­gi­na – Zwei Weg­be­rei­ter für die eAkte

Im Rahmen der elektronischen Aktenführung befasst sich das HIS-Programm u.a. mit der Aktenstruktur sowie der Paginierung. Der Gesetzgeber lässt die Art und Weise der Aktenführung offen. Jeder Kanton sowie der Bund haben derzeit ein eigenes Verständnis der Aktenstruktur und der Paginierung.

Im Bereich der Erstellung des Aktenverzeichnisses und der entsprechenden Paginierung sollen kurz- und mittelfristig (vor Einführung von Justitia 4.0) die bisher vielfach manuell erstellten Aktenverzeichnisse oder Pagina durch ein applikationsunterstütztes Verfahren abgelöst werden. Ziel ist im Kontext der digitalen Aktenführung eine Entlastung der Fallführenden und der Kanzleien herbeizuführen. Aus diesem Grund wurde die Konzeption einer Systematik für eine strukturierte Aktenablage unter besonderem Aspekt der Paginierung beauftragt. Diese Systematik sollte unter Einbezug der föderalen Behörden erarbeitet und von den Marktteilnehmern später einfach in Ihre Lösungen integriert werden können.

Wie kann ein solches Ziel kurzfristig erreicht werden? Es ist wichtig zu lernen, wie in den einzelnen Behörden die Aktenstrukturierung und Paginierung aktuell umgesetzt ist und welche Lösungen oder Lösungsansätze in diesem Bereich im Einsatz sind. Weiter wird die Systematik derart konzipiert, dass sie durch die Verwendung von Metadaten eine von der Aktenführung unabhängige Arbeitsweise zulässt. Sie berücksichtigt auch physische Aktenstücke und ist somit für die hybride Aktenführung bereit.

Kern der Systematik ist die Kombination von Metadaten, welche als Bestandteil einer Akte vorliegen. So lässt sich unter Verwendung der eindeutigen Behördenkennzahl, einer Aktennummer und einer Aktenstücknummer ein Identifikator für die externe Referenzierung bilden. Sie kann um fachliche und strukturelle Informationen wie der Aktenordnung oder den Titel eines Aktenstücks erweitert werden. Wichtig ist: Die aktenführende Behörde bestimmt die Darstellung der ePagina. Nachfolgend sind mögliche Varianten einer ePagina wiedergegeben:

Was gibt es noch zu tun? Offen ist wie mit elektronischen Dokumenten verfahren wird, die als PDF/A-Dokument vorliegen oder von Dritten eingeliefert wurden. Wie soll die Systematik mit Dokumenten umgehen, die bereits eine Pagina aufweisen? Diese und andere Fragen gilt es im Rahmen der Abschlussarbeiten zu klären und anschliessend mit föderalen Behörden zu validieren, sodass per zweiten Quartal 2020 die Systematik abgeschlossen werden kann. Den Marktteilnehmern wird die Systematik in Form einer Spezifikation übergeben. Somit können sie diese kurz- oder mittelfristig in ihre bestehenden Lösungen integrieren. Es ist aber auch denkbar, dass die Systematik in Form einer eigenständigen App zur Verfügung gestellt wird. Für die Lösungen von übermorgen werden die Arbeitsergebnisse in die Arbeitsgruppen von Justitia 4.0 zurückfliessen.

Die eAktenstruktur und ePagina sind Wegbereiter für die künftige eAkte, oder wie sie als eJustizakte im Rahmen von Justitia 4.0 genannt wird und stossen bei den Marktteilnehmern auf grosses Interesse. Wann die ersten Softwarehersteller diese Systematik in ihre Lösung implementieren werden, bleibt abzuwarten. Dies ist auch eine Frage der Nachfrage der Benutzer- und Bestellerseite.

Nicolai Ehrenreich, nicolai.ehrenreich@ehrenreich.ch Jens Piesbergen, jens.piesbergen@kkjpd.ch