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Informations complémentaires
L’eDESP contient des données et documents issus des diverses applications métier utilisées par les établissements et autorités. Ces informations au sujet des personnes détenues sont disponibles sur demande et peuvent être traitées par l’établissement ou l’autorité autorisé-e.
La collaboratrice ou le collaborateur obtient de la part de l’autorité ou de l’établissement compétent-e un droit de consultation, lui permettant ainsi d’accéder à un dossier complet ou à un plan de dossier uniforme. L’eDESP classe toujours les informations selon la même logique : cette uniformisation facilite considérablement le travail.
Fonctionnement
L’illustration suivante présente les grandes lignes du fonctionnement de l’eDESP : l’autorité de placement responsable des données octroie à l’établissement le droit d’accéder aux dossiers électroniques. L’établissement voit uniquement les documents rendus accessibles par l’autorité de placement. Une fois que la cliente ou le client a quitté l’établissement, celui-ci archive les documents correspondants, et l’autorité de placement lui retire le droit d’accès. L’autorité peut alors accorder ce droit à un autre établissement, comme l’assistance de probation, etc.
Mise en œuvre technique
L’illustration suivante présente la mise en œuvre technique de l’eDESP avec la possibilité de gestion collaborative des dossiers telle qu’elle est prévue.
L’eDESP se sert de l’application dossier judiciaire électronique (ADJ) en tant que système de gestion de documents. Elle peut néanmoins aussi être combinée avec n’importe quel autre système de gestion de documents. Elle est par ailleurs complémentaire aux applications métier existantes comme Gina, Juris, Papillon, etc.
Le respect des standards élevés en matière de sécurité des données est assuré par des plateformes et des circuits de transmission des données sécurisés. L’autorité/établissement interrogé-e octroie à l’autorité/établissement à l’origine de la demande un accès ciblé aux informations (lecture, écriture, création, etc.).
Processus par étapes
La version actuelle de l’ADJ et des applications métier ne permet pas d’assurer les fonctions souhaitées. Il convient tout d’abord de mettre en place la collaboration inter-autorités ou la tenue d’un plan de dossier harmonisé (indexation comprise). Une analyse approfondie et une évaluation technique sont en cours à cette fin.
Une mise en œuvre par étapes est visée afin que le secteur pénitentiaire puisse d’ores et déjà tirer parti des possibilités techniques actuelles de l’ADJ et de la plateforme justitia.swiss. La transformation numérique peut ainsi progresser graduellement.
- L’étape 1 concerne l’envoi de documents par la voie numérique, ce qui permet également leur traitement électronique. Les données de base nécessaires sont automatiquement reprises, rendant le processus plus efficace et moins sujet aux erreurs.
- L’étape 2 met l’accent sur la collaboration numérique à l’échelle de la Suisse. Les parties prenantes gèrent les dossiers numériques en commun, ce qui assure la transparence et la coordination du traitement des cas.
Étape 1 du point de vue technique :
Au cours de l’étape 1, un test intercantonal puis un projet pilote intercantonal devront être mis en place par une autorité et un établissement qui échangent des documents et des données structurées via la plateforme justitia.swiss.
Les avantages de cette solution sont les suivants :
- Processus plus rapide : la transmission électronique remplace l’envoi de courrier analogique.
- Gain de temps et réduction du risque d’erreur : saisie automatique de données structurées et traitement numérique de documents.
Conclusion
L’introduction de l’eDESP dans la justice pénale permet une gestion entièrement numérique des dossiers des autorités, des dossiers des personnes détenues et des dossiers d’exécution. Il en résulte un gain d’efficacité, de flexibilité et de durabilité. L’eDESP appuie la Stratégie numérique 2030 dans le domaine de l’exécution des sanctions pénales, qui est soutenue par le monde politique et les directions d’offices. De cette manière, les dossiers des autorités et des personnes détenues sont traités de manière rapide et sans erreur, ce qui laisse davantage de temps à consacrer au cœur d’activité. Le projet est mis en œuvre par étapes afin de tirer parti des possibilités actuelles offertes par l’ADJ et la plateforme justitia.swiss.
Planification et étapes-clés
La planification est en cours de révision compte tenu de la décision de procéder par étapes. Les étapes-clés sont en train d’être définies. Elles seront publiées à l’issue de ce processus.
Preuve de concept
L’interaction entre l’application métier Gina et l’ADJ a été testée dans le cadre d’une preuve de concept. Une démonstration est disponible : elle présente le fonctionnement de cette interaction à partir d’un cas d’affaire concret.
L’interaction entre l’application métier Gina et l’ADJ a été testée dans le cadre d’une preuve de concept. Une démonstration est disponible : elle présente le fonctionnement de cette interaction à partir d’un cas d’affaire concret.
Focalisation sur le secteur pénitentiaire
Le projet Justitia 4.0 fournit des éléments-clés pour la communication électronique des écrits et la consultation électronique des dossiers, sur mandat de la Conférence des directrices et directeurs des départements cantonaux de justice et de police (CCDJP) et des tribunaux suisses. La plateforme sécurisée justitia.swiss ainsi que l’application dossier judiciaire électronique (ADJ) permettent de gérer et de traiter des dossiers numériques.
Tandis que le projet Justitia 4.0 se concentre avant tout sur les ministères publics et les tribunaux, le dossier électronique d’exécution des sanctions pénales (eDESP) de HIJP Suisse met l’accent sur le secteur pénitentiaire. L’eDESP vise à permettre aux acteurs du secteur pénitentiaire, avec l’aide de l’ADJ, la consultation et la gestion électroniques des dossiers, ainsi que le raccordement à la plateforme justitia.swiss.