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Detaillierte Informationen
In der eJVAkte werden Daten und Dokumente aus den verschiedenen Fachanwendungen von Institutionen und Behörden abgelegt. Diese Informationen zu den Insassen stehen auf Abruf zur Verfügung und können von der berechtigten Institution oder Behörde bearbeitet werden.
Die Mitarbeitenden erhalten von der zuständigen Behörde oder Institution das Recht auf Einsichtnahme und haben somit Zugang zu einer vollständigen Akte bzw. einem einheitlichen Aktenplan. Die eJVAkte ordnet die Informationen immer nach derselben Logik: Diese Vereinheitlichung erleichtert die Arbeit erheblich.
Funktionsweise
Die folgende Darstellung zeigt die Funktionsweise in groben Zügen: Die einweisende Behörde mit Datenhoheit erteilt der Institution das Recht, auf die elektronische Akte zuzugreifen. Die Institution sieht dabei nur diejenigen Dokumente, welche die einweisende Behörde freigegeben hat. Sobald der Klient oder die Klientin die Institution verlassen hat, archiviert die Institution die Dokumente und die einweisende Behörde entzieht ihr die Zugriffsrechte. Die Behörde kann daraufhin einer anderen Institution – beispielsweise der Bewährungshilfe – Zugriff gewähren usw.
Technische Umsetzung
Die folgende Darstellung zeigt die technische Umsetzung der eJVAkte mit der vorgesehenen Möglichkeit zur kollaborativen Aktenführung.
Die eJVAkte nutzt die Justizakten-Applikation (JAA) als Dokumentenmanagement-System. Sie kann aber auch mit jedem anderen Dokumentenmanagementsystem verwendet werden und ist komplementär zu den bestehenden Fachanwendungen wie Gina, Juris, Papillon, etc.
Um die hohen Datensicherheitsstandards im Justizbereich einzuhalten, kommen gesicherte Plattformen und Datenleitungen zum Einsatz. Die angefragte Behörde/Institution gewährt der anfordernden Behörde/Institution gezielt Zugang zu den Informationen (Lesen, Schreiben, Erstellen etc.).
Etappierung
Mit der heutigen Ausführung der JAA und der Fachapplikationen können die gewünschten Funktionalitäten nicht gewährleistet werden. Die behördenübergreifende Zusammenarbeit oder das Führen eines einheitlichen Aktenplans (inkl. Verschlagwortung) müssen zuerst entwickelt werden. Dazu laufen zurzeit eine fundierte Analyse und eine technische Einschätzung.
Damit der Justizvollzug bereits von den heutigen technischen Möglichkeiten der JAA und der Plattform justitia.swiss profitieren kann, wird eine Etappierung angestrebt. So kann der Einstieg in die digitale Transformation schrittweise erfolgen.
- In Etappe 1 erfolgt der Versand von Dokumenten digital. Gleichzeitig wird deren elektronische Bearbeitung möglich. Die dafür benötigten Stammdaten werden automatisch übernommen – so wird der Prozess effizienter und weniger fehleranfällig.
- In Etappe 2 steht die schweizweite digitale Zusammenarbeit im Fokus. Die Beteiligten führen gemeinsam digitale Akten, was eine transparente und koordinierte Fallbearbeitung erlaubt.
Etappe 1 aus technischer Sicht:
In der Etappe 1 soll zuerst ein interkantonaler Test und danach ein interkantonales Pilotprojekt von einer Behörde und einer Institution aufgesetzt werden, bei denen Dokumente und strukturierte Daten über die Plattform justitita.swiss ausgetauscht werden.
Die Vorteile dieser Lösung:
- Höhere Geschwindigkeit: Ersatz des analogen Postversands durch elektronische Übermittlung.
- Zeitgewinn und Reduktion der Fehleranfälligkeit: Automatische Erfassung von strukturierten Daten und digitale Bearbeitung von Dokumenten.
Fazit
Die Einführung der eJVAkte in der Strafjustiz erlaubt, die Behörden-, Insassen- und Vollzugsakten papierlos und vollständig digital zu führen. Dies führt zu mehr Effizienz, grösserer Flexibilität und verbesserter Nachhaltigkeit. Die eJVAkte unterstützt die Digitalstrategie Justizvollzug 2030, die von Politik und Amtsleitungen getragen wird. Sie gewährleistet eine fehlerfreie und zeitnahe Bearbeitung der Behörden- und Insassenakten – so bleibt mehr Zeit für Kerntätigkeiten. Um die heutigen Möglichkeiten der JAA und der Plattform justitia.swiss zu nutzen, wird das Projekt etappiert.
Planung & Meilensteine
Aufgrund des Etappierungsentscheids wird die Zeitplanung aktuell überarbeitet. Die Definition der Meilensteine erfolgt derzeit und wird anschliessend publiziert.
Proof-of-Concept
Im Rahmen eines Proof-of-Concept wurde das Zusammenspiel zwischen der Fachapplikation Gina und der JAA getestet. Eine Live-Demonstration steht zur Verfügung und zeigt die Funktionsweise anhand eines konkreten Geschäftsfalls.
Die Etappen, die den Entscheid der Kantone für den Einsatz der eJVAkte unterstützen.
Fokus Justizvollzug
Das Projekt Justitia 4.0 liefert im Auftrag der Konferenz der Kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD) sowie der Schweizer Gerichte Kernelemente für den elektronischen Rechtsverkehr und die elektronische Akteneinsicht. Die sichere Plattform justitia.swiss sowie die Justizakten-Applikation (JAA) ermöglichen das Verwalten und Bearbeiten von digitalen Akten.
Während sich das Projekt Justitia 4.0 primär auf Staatsanwaltschaften und Gerichte konzentriert, legt die elektronische Justizvollzugsakte (eJVAkte) von HIS Schweiz den Fokus auf den Justizvollzug. Die eJVAkte soll dem Justizvollzug mit Hilfe der JAA die elektronische Akteneinsicht und -führung sowie die Anbindung an die Plattform justitia.swiss ermöglichen.